Однією з головних завдань при організації ділових заходів є пошук відповідного майданчика для їх проведення. Дуже великі компанії можуть мати власний майданчик. Середній, а тим більше малий бізнес, не можуть собі цього дозволити. Крім того, навіть при наявності власних майданчиків, формат заходу іноді змушує займатися пошуком більш підходящого місця. І тоді на допомогу приходять готелі, що мають свої конференц-зали.
Конференц-зали в готелях зазвичай використовують для проведення з'їздів, семінарів, тренінгів, форумів. в більшості випадків половина учасників подібних заходів приїжджають з-за кордону або з регіонів. Тому дуже зручно орендувати разом з конференц-залом та номери в готелі для розміщення приїжджих гостей.

Крім самого приміщення готелю зазвичай надають безліч супутніх послуг. Наприклад, технічне забезпечення, кейтеринг, розважальні та екскурсійні програми. Подібні послуги можуть бути зібрані в «пакети» з різною комплектацією або надаватися незалежно один від одного.
Проведені в конференц-залах готелів заходи умовно можна на кілька груп.
• Великі статусні заходи (міжнародні, міжгалузеві і т.п.) за участю понад 50 осіб.
• Середні за величиною заходи зазвичай проходять за участю від 20 до 40 осіб. Зазвичай це з'їзди або конференції середньої величини. Також такі майданчики можуть використовуватися як додаткові при проведенні великих форумів.
• Малі за величиною заходи розраховані на 10-40 чоловік. Це можуть бути переговори, наради, з'їзди. Дуже часто під такі розміри підходять тренінги.
При оренді конференц-залів в готелі потрібно звертати увагу на такі деталі:
• транспортна доступність місця проведення заходу, віддаленість від метро;
• конференц-зал повинен бути розташований відокремлено від номерів, інших залів, будь-яких скупчень народу, які не мають відношення до вашого заходу;
• бажано, щоб у залу було фойє, щоб учасники не заважали один одному, і було досить місця;
• бажано наявність допоміжних приміщень, де можна розмістити оргкомітет, зберігати привезене устаткування і т.п.
Надання конференц-залів в оренду - взаємовигідне співробітництво. Для готелів це не тільки пряма прибуток від оренди, але і підвищення лояльності, продаж додаткових послуг. А для орендаря це високий професійний рівень і турбота про учасників заходів.